保 定 学 院

外宾接待暂行办法

 

为进一步规范我校外宾接待工作，加强接待经费管理，根据《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》《河北省党政机关外宾接待经费管理办法》等相关文件精神，结合学校实际，制定本办法。

第一章  总 则

第一条 本办法中的外宾是指应邀来我校进行友好访问、合作洽谈、学术讲座、科研合作、文化交流等活动的国（境）外来宾。

第二条 外宾接待坚持服务国家大局和学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则，加强计划，讲求实效。

第三条 外宾接待严格执行“先审批，后接待”的规定，未经审批的外宾来访不予接待。

第二章  接待管理

第四条 外宾接待实行归口管理、分级负责。国际教育交流中心（以下简称交流中心）是学校外事工作的主管部门，负责学校层面的外宾接待工作；各二级单位负责本单位的外宾接待工作，并对学校布置的外宾接待任务予以配合；如有关活动涉及多个二级单位，可由交流中心负责协调。

第五条 外宾接待应严格审批程序。学校层面的外宾接待，事先由交流中心填写《保定学院外宾接待审批表》（见附件1）并附相关材料呈分管外事工作校领导及学校主要领导审批；各二级单位拟邀请外宾来校，事先应填写《保定学院外宾接待审批表》，并附相关材料报交流中心初审，呈分管外事工作校领导审批。相关材料包括来访事由、来宾信息、背景材料以及接待工作方案，方案中须明确日程安排、食宿交通、学校接待人员等内容。未经学校批准或授权，任何二级单位或个人不得以学校或二级单位名义接待外宾，亦不可以学校或二级单位名义对外发出正式邀请或作出承诺。

第六条 外宾接待根据来宾身份及来访目的，由相应校领导出面。外国政要、外交使节、厅级以上政府官员、学校领导、企业或机构负责人、知名专家等来校，原则上由学校主要领导会见，其他人员原则上由分管外事工作和相关业务的校领导会见。校领导会见外宾期间，可根据需要安排相关二级单位负责人陪同。

第七条 参加外事接待活动的人员应严格遵守时间、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁；参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装。

第八条 外宾接待过程中应注意搜集、保存相关资料和工作照片（视频）等。接待任务完成当日，相关二级单位应将照片、视频及活动新闻初稿报交流中心，经编辑修改后送宣传部审核发布。

第九条 外宾应邀来校举办学术讲座，开展文化交流等活动，其内容须事先经交流中心协助宣传部审核。

第十条 接待单位完成接待任务后，填写《保定学院外宾接待纪要》（见附件2），交交流中心备案。

第三章  开支范围及标准

第十一条 外宾接待经费实行预算管理，由交流中心在核定的年度外宾接待费预算内安排外宾接待活动，不得超预算或无预算安排外宾接待。

第十二条 根据互惠对等原则或外事交流协议，外宾接待分为全部招待、部分招待和外宾自理。

第十三条 外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外宾接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第十四条 住宿费按以下标准执行：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不求奢华。副省级及以上人员率领的外宾代表团，可安排入住五星级、四星级宾馆；厅局级及以下人员率领的代表团以及其他一般外宾代表团，安排的宾馆最高不超过四星级。

（二）外宾住房标准：副省级及以上人员可安排套间，其他人员安排标准间或等价位单人间。

（三）优先选用符合规定且与我校签订长期合作协议的涉外宾馆，争取优惠价格。

第十五条 日常伙食费按以下标准执行：

（一）安排外宾日常用餐应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

（二）外宾日常伙食费(含酒水、饮料)标准：国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元；正、副省级每人每天500元；其他人员每人每天300元。

第十六条 宴请费按以下办法执行：

（一）宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。除宴会外，提倡采用冷餐会、酒会、茶会等多种宴请形式。

（二）外宾宴请费(含酒水、饮料)标准：正、副省级人员出面举办的宴会，每人每次400元；司局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元，冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。

（三）外宾来校期间，宴请不得超过2次。

第十七条 交通费按以下标准执行：

（一）外宾用车应当根据实际情况安排，除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可视人数多少安排小轿车、中巴车或大巴车，在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

（二）接待外宾一般由学校办公室安排车辆，确需租用车辆的，由交流中心与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同后租用。

（三）外宾来校原则上只安排校内参观，市内活动需事先在接待计划中提出申请，经分管外事工作校领导批准后落实。

第十八条 对外赠礼按以下标准执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

（二）赠礼对象一般为外方代表团团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不得重复赠礼。如外方赠礼，可按对等原则回礼。

（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准，赠礼方或受礼方为正、副省级人员的，每人次礼品不得超过400元；赠礼方或受礼方为厅局级人员的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。

（四）对来访的著名友好人士、社会名流、专家学者，确有必要赠礼的，按照正、副省级人员标准执行。

第四章  陪同人员及经费管理

第十九条 学校陪同人员人数，应根据礼宾要求，从严掌握。外宾5人（含）以内的，中外人数按1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上按1:2以内安排。

第二十条 陪同外宾赴外地访问期间，陪同人员的住宿费、交通费、伙食费等开支标准执行我校差旅费有关规定。如确需与外宾同餐、同住、同行的，须经分管外事工作校领导审核后，报请学校主要领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。

第五章  责任追究

第二十一条 违反本办法，有下列行为之一的，按照《财政违法行为处罚处分条例》《党政机关厉行节约反对浪费条例》等有关规定，责令整改，追回资金，并依纪依法追究有关人员责任：

（一）擅自提高接待开支标准的；

（二）计划未经批准接待外宾的；

（三）违规扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关费用的;

（四）虚报外宾接待级别、人数、天数，套取接待经费的；

（五）使用虚假发票报销接待费用的；

（六）其他违反本规定的行为。

第六章  附 则

第二十二条 本办法由国际教育交流中心负责解释。

第二十三条 本办法自发布之日起施行。

 

附件：1.《保定学院外宾接待审批表》

2.保定学院外宾接待纪要

 

 

附件1

保定学院外宾接待审批表

接待单位：                                     编  号：

附件2

保定学院外宾接待纪要

接待单位：                                  负责人签字：

 

接待时间：

接待地点：

主 持 人：

出席人员：

来访单位：

来宾人员：

来宾联系方式：

记 录 人： 

接待内容：（接待活动安排、会谈内容、会谈成果等。纪要电子版发至：buciee@163.com）