采购管理办法

 

第一章  总  则

第一条  为加强学校采购工作管理，规范采购行为，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《河北省财政厅关于政府采购事项备案、审批、审核的通知》《河北省财政厅关于做好高校和科研院所科研仪器设备政府采购有关事项的通知》《保定市财政局关于强化采购人主体地位、提高政府采购效率的通知》《河北省财政厅关于印发河北省政府集中采购目录及标准的通知》等法律、行政法规的规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称采购包括政府采购和限额标准以下采购。政府采购是指学校使用财政性资金、贷款、捐赠、横向科研（课题）经费等采购集中采购目录以内的或限额标准以上的货物、工程和服务的行为。限额标准以下采购是指采购40万元以下的货物、服务和60万元以下的工程的行为。

有下列情形之一的采购，经校长办公会研究后，可不适用本办法：

1.涉及国家安全和国家机密的；

2.因自然灾害等其他不可抗力因素或上级需紧急完成的重大任务采购；

3.师生生命财产遭受危险，需紧急采购的；

4.为与现有设备配套而需从该设备原提供者处购买的。

第三条  学校采购应遵循的原则：

（一）统一管理原则。学校采购由财务处实行统一管理。学校成立采购小组，负责学校集体采购事宜。

（二）预算管理原则。财务处在编制年度财务收支预算时，根据各单位提出的下一年度采购计划，汇总编制学校采购年度预算。列入年初预算的项目方可进行采购，无预算的不采购。确需调增采购事项应报财务处向财政部门申请追加采购预算后方可进行采购。

（三）集中采购原则。依照有关法律法规规定，纳入集中采购目录且在限额标准以上的政府采购项目实行集中采购。

（四）公开透明、公平竞争、公正和诚信的原则。

（五）勤俭节约原则。在采购预算控制下，采购项目论证方案、技术标准应科学、严谨、可行，最大限度降低采购成本，提高资金使用效益。

第二章  组织机构和职责

第四条  财务处负责学校的采购管理工作，履行以下职责：

（一）制定学校采购管理办法及有关管理规定；

（二）汇总编制学校采购预算；

（三）组织采购的具体实施；

（四）组织货物和服务类采购项目的验收；

（五）选择和委托采购代理机构，确定采购方式，办理委托招标采购手续，与集中采购机构、采购代理机构签订委托代理合同；

（六）受理和答复采购中出现的询问和质疑；

（七）统计上报政府采购信息；

（八）整理、保管采购资料，建立档案。

第五条  学校采购实行归口管理，按采购项目性质、品目等，确定各职能部门管理的业务范围。

（一）后勤管理处：办公设备（家具）配置、资产管理、物业管理、校园绿化、供水供电供热、已有建筑物和构筑物的装修、修缮等。其他归口单位管理的采购项目不得购置电脑、打印机、空调等办公设备。通用办公设备及家具的采购按有关文件规定的配置标准执行；

（二）教务处：各二级学院教学专用设备、实训实验室建设、校内外实习基地建设等；

（三）基建办：学校新建、改建、扩建、拆除的建筑物和构筑物等；

（四）科研处：各二级学院科研专用设备、大型科研或横向课题的建设等；

（五）图书馆：图书及数字资源建设等；

（六）其他采购项目根据性质由相关职能部门负责。

各职能部门履行的职责：

（一）汇总各单位采购计划，提出采购资金预算草案；

（二）受理和审核各单位采购的立项申请；

（三）参与组织项目的论证；

（四）参与采购项目的验收；

（五）审核采购项目的付款手续。

第六条  采购单位履行的职责：

（一）填写《保定学院项目立项申报书》《保定学院项目采购启动申报书》《保定学院自行采购项目备案表》；

（二）编制项目技术要求；

（三）协助项目的现场踏勘和释疑；

（四）委派采购单位代表参加项目论证、评标；

（五）与中标（成交）供应商签订并执行合同；

（六）参与采购项目验收；

（七）取得付款凭单，履行付款签批手续。

第三章  采购限额标准和公开招标数额标准

第七条  学校采购项目分为政府采购项目和限额标准以下采购项目：

（一）政府采购项目：采购货物、服务单项或批量采购预算金额为40万元（含）以上；政府采购工程项目采购限额标准为60万元（含）以上。

（二）限额标准以下采购项目：采购货物、服务单项或批量采购预算金额为40万元以下；工程项目采购限额标准为60万元以下。

校内各单位不得将应进行政府采购的货物、服务、工程化整为零，或者以其他方式规避政府采购。

第八条  公开招标数额标准：政府采购货物、服务项目公开招标数额标准为200万元（含）以上。政府采购工程以及与工程建设有关的货物和服务公开招标数额标准按照国家发展和改革委员会第16号令《必须招标的工程项目规定》执行。

第四章  采购组织形式

第九条  采购组织形式。

（一）政府采购项目组织形式:

1.限额标准以上，列入河北省政府集中采购目录的项目，学校委托保定市集中采购机构代理；

2.限额标准以上，未列入河北省政府集中采购目录的项目，学校委托保定市集中采购机构或其他采购代理机构代理。

（二）限额标准以下采购项目组织形式：

1.限额标准以下、20万元（含）以上,由财务处依规确定采购方式，负责委托社会代理机构代理采购；有第二条所列情形之一的，由财务处组织采购小组进行集体采购。

2.20万元以下、5万元（含）以上，由财务处根据采购项目需求确定采购组织形式进行采购。

3.5万元以下、5千元（含）以上，由采购单位填报《保定学院自行采购项目备案表》，依规自行采购。

第五章  采购方式

第十条  学校采购采用以下方式：

（一）公开招标；

（二）邀请招标；

（三）竞争性谈判；

（四）竞争性磋商；

（五）单一来源；

（六）询价；

（七）政府采购监督管理部门认可的其他采购方式。

第六章  采购程序

第十一条  学校采购支出项目应按《保定学院预算管理办法》《保定学院经费支出审批管理办法》等规定办理审批，需进行招标采购的应按《中华人民共和国招标投标法》的有关规定执行。

第十二条  新立项目预算审批。

采购单位提出采购项目立项需求，经职能部门论证后，提交财务处，报请校长办公会、党委常委会批准后列入年度财务收支预算。

第十三条  启动采购程序。

采购单位将采购方案提交校长办公会、党委常委会审议通过后，根据学校预算安排和资金到位时序，按照轻重缓急原则，启动采购程序。

（一）确定采购组织形式。

1.委托集中采购机构代理采购；

2.委托社会代理机构代理采购；

3.学校集体采购；

4.采购单位自行采购。

（二）备案审批。财务处负责采购项目向市财政局备案、审核、审批。

（三）参数审核与采购文件论证。财务处、采购单位与集中采购机构或采购代理机构共同负责项目参数的审核与修改，由集中采购机构或采购代理机构组织相关专业的采购专家对项目的技术要求、商务条款、评分办法等进行论证。

（四）采购文件制作及审核。集中采购机构或采购代理机构制作采购文件。采购文件由财务处和采购单位共同审核。采购文件的编制应细致严谨、科学合理，符合国家有关法律法规。

（五）开标评标。集中采购机构或采购代理机构在河北省政府采购网发布采购公告，不同采购方式的采购公告期限不同。采购当日财务处代表学校在政府采购专家库中抽取评委，采购单位派代表一人（特殊采购事项可委托校外专家）作为评标专家共同参与评标。评标委员会根据评标结果推荐中标供应商。

（六）合同审核与签订。中标公告期满并签发中标通知书后30日内，采购单位与中标供应商按照招标文件的各项约定签订采购合同。合同内容由采购单位与财务处共同审核，其合法性由学校法律顾问审定。合同签订后两日内提交财务处存档。

第七章  采购的验收与付款

第十四条  按照采购合同约定，财务处负责组织采购项目的验收。

（一）中标供应商按照合同约定完成供货（服务、工程）后30日内，学校应进行验收。

（二）财务处组织相关职能部门、采购单位、固定资产管理单位会同中标供应商共同验收。验收无误后由采购单位填写政府采购履约验收书和设备物资入账单，报后勤管理处登记固定资产账。

（三）工程类（含装饰装修）采购项目应按照合同约定由审计部门进行竣工结算审计。

（四）根据采购项目的不同，也可委托采购专家进行验收，由财务处邀请河北省政府采购专家库中的专家组成验收组，产生的费用按照《河北省财政厅关于印发河北省政府采购评审专家抽取规则和评价扣分规则的通知》规定支付（冀财规〔2018〕9号）。

第十五条  付款。

（一）采购单位在验收完成后20日内，执发票、中标（成交）通知书、备案表、合同、履约验收书、设备物资入账单等付款凭证，履行签字手续后交财务处付款。

（二）财务处在供应商提交合同款百分之五履约保证金后，全额支付合同款。根据合同约定，质保期满双方无争议，财务处办理履约保证金退款（无息）。

第八章  采购相关要求

第十六条  采购单位应严格履行采购合同，不得随意改动合同规定的品目、数量、规格、价格等。确需变更的经校长批准后签订补充合同，补充合同的采购金额不得超出原合同采购金额的百分之十。

第十七条  学校集体采购按规定在学校官网发布采购公告，公告时间不少于3个工作日，自采购文件发出之日起至供应商提交响应文件截止的时间，应不少于5个工作日，成交公告不少于2个工作日。

第十八条  学校成立采购小组，成员由职能部门负责人和相关专业人员组成，人数为3人（含）以上单数。

第十九条  学校集体采购活动的流标与废标。

（一）有效响应商家或者对采购文件实质响应不足三家的采购，作流标处理。

（二）出现下列情形之一的，应予废标：

1.出现影响采购公正的违法、违规行为；

2.报价超出采购预算；

3.因重大变故，采购任务取消。

流标（废标）后，除采购任务取消情形外，应当重新组织采购。

第二十条  财务处负责建立采购项目管理档案，按一项一档的要求归集整理采购项目资料。项目资料包括但不限于采购项目申报资料、中标通知书、合同、投标文件等。

 

第九章  采购监督与法律责任

第二十一条  参与采购活动的人员不得有与供应商进行私下接触、收受财物、恶意串通等行为，不得将政府采购信息、评审细节泄露给他人，影响政府采购的公平竞争。

第二十二条  参与采购活动的人员与供应商有利害关系的，须主动回避。

第二十三条 纪检、审计、财务等负责监督采购的执行。

第二十四条  校内各单位和个人有权举报学校采购活动中的违法违规行为。责任人有违法采购行为的，依据相关法律法规追究相关责任。

第十章  附  则

第二十五条  此办法自公布之日起施行。原《保定学院采购工作管理办法》（校字〔2018〕7号）同时废止。

第二十六条  本办法由财务处负责解释。

 

附件：1.保定学院项目立项申报书

      2.保定学院项目采购启动申报书

3.保定学院自行采购项目备案表

 

 

 

 

 

附件1

 

 

 

 

 

 

XXXXXX（项目名称）

项目立项申报书

 

 

 

 

申报单位(签章)：                        

单 位 负 责 人：                       

项目负责人：                       

填制日期：                        

 

 

 

 

 

 

 

一、新建项目概况

 

 

二、项目要求

采购需求表（货物类填写）

 

要求事项	内  容	备注
一、供应商特定资格要求		《政府采购法》第二十二条第一款规定以外，采购项目有特殊要求，采购文件规定的供应商特定资格条件。
二、技术要求	（一）项目清单及技术参数及要求(含质量、品名、规格尺寸、数量、参考图片、技术参数及要求、物理特性、安全要求等) 。 （二）其他需要说明的事项   本项内容在第三项采购需求表中填写。	1、属于采购文件的实质性要求条款的，请用符号“★”标明。否则属于采购文件的非实质性要求条款； 2、未尽事项，可另附材料。
三、商务要求	（一）本项目预算价     元。报价超出预算价视为无效投标，报价应包含完成采购的               等所有费用。 （二）供货（服务）期限： （三）供货（服务）地点： （四）付款方式：政府采购项目完成并经验收合格后，要求中标或供应商提交合同金额的百分之五作为履约保证金，学校向中标或供应商全额支付合同金额。一年后如双方无争议，则学校退还中标或供应商履约保证金（无息） （五）验收要求：双方按照招标文件、投标文件以及所签订合同要求和条款组织验收。
四、评审办法及标准建议	一、评审办法： （一）□综合评分法(适用于采用公开招标方式、竞争性磋商方式的项目)； （二）□最低评标价法(适用于采用公开招标方式、竞争性谈判、询价方式的项目) 二、评分建议：仅限于采用综合评分法的项目，最低评标价法不提供评分建议。
五、拟签订合同文本	采购人根据项目情况自行拟定合同文本。

 

 

采购需求表（服务类填写）

 

要求事项	内   容	备注
一、供应商特定资格要求		《政府采购法》第二十二条第一款规定以外，采购项目有特殊殊要求，采购文件规定的供应商特定资格条件。
二、服务要求	（一）项目概况 （二）服务内容及服务要求	1、属于采购文件的实质性要求条款的，请用符号“★”标明。否则属于采购文件的非实质性要求条款； 2、未尽事项，可另附材料。
三、商务要求	（一）本项目预算价     元。报价超出预算价视为无效投标，报价应包含报价包含完成本次项目所需的        等所有费用。 （二）服务期限： （三）服务地点： （四）付款方式： （五）验收要求：
四、评审办法及标准建议	一、评审办法： （一）□综合评分法(适用于采用公开招标方式、竞争性磋商方式的项目)； （二）口最低评标价法(适用于采用公开招标方式、竞争性谈判、询价方式的项目) 二、评分建议：仅限于采用综合评分法的项目，最低评标价法不提供评分建议。
五、拟签订合同文本	采购人根据项目情况自行拟定合同文本。

 

 

 

三、设备采购清单及技术参数标准表

设备采购清单及技术参数标准表

	报价公司	报价品牌	报价	产品优缺点	备注
核心    产品    一	1、
	2、
	3、
核心    产品    二	1、
	2、
	3、
核心    产品     **	1、
	2、
	3、
…	1、
	2、
	3、

四、项目（货物类）核心产品调研情况

 

（1、核心产品由该项目负责人在需求清单中标定；2、根据核心产品数量增减表格；3、核心产品应该是需求清单中价值较高的产品）

 

五、政府采购工程、装修维修需提供资料

工程类及装修维修类项目：需提供经审计的工程量清单、工程做法等详细资料。

六、采购单位意见

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

保定学院项目采购启动申报书

 

采购单位
项目名称
项目预算金额	（万元）	项目所属年度
项目资金来源
项目负责人		联系电话（手机）
采购单位 意    见	本采购项目内容的真实性、准确性由我单位负责。                            （盖 章） 负责人：                   年    月      日
财 务 处 意    见	负责人：                   年    月      日
财 务 处 主管领导 意    见	签  字：                   年    月      日

制表单位：财务处                            联系电话：5972286

需同时报送附件：

1、项目启动批准文件（采购申请、校长办公会会议纪要、党委常委会会议纪要）；

2、项目立项申报书；

3、采购资料报送邮箱bdxycg001@163.com

附件3

保定学院

单位自行采购项目备案表

 

采购单位
采购事项
采购金额	大写：                               小写：
采 购 事 项 市场调研情况	序号	产品名称	报价公司	品牌型号	报价	产品优缺点
	1
	2
	3
采 购 单 位 党政联席会意见	签字：                                        年    月    日

（本表一式三份。随报账附件一份，财务留存一份，采购单位留存一份）

制表单位：财务处                            联系电话：5972286

注：1、5万元以下、5千元以上采购项目填具此表；

2、本表为报销附件，报销时应有采购申请（按保定学院经费审批权限履行签字手续）